Effectief nabellen van offertes

Eindelijk is de offerte voor die ene belangrijke prospect de deur uit. Het heeft u veel werk gekost om die offerte op te stellen, dus het is te hopen dat die prospect ja zegt. Helaas begint nu de onzekerheid, want wanneer kunt u gaan opvolgen? Morgen, overmorgen, volgende week, over een maand? En valt de offerte in goede aarde? Wat als ze nee zeggen? Wat als het te duur is? Herkenbaar? In dit artikel leest u een aantal tips voor het effectief nabellen van offertes.

Wanneer moet u een offerte maken?

Het is misschien een beetje vreemd om een artikel over effectief nabellen van offertes te beginnen met het opstellen ervan. Toch is een goed begin het halve werk. Als u volledig beschrijft wat u aanbiedt, hoeft u bij het nabellen van de offerte minder te bespreken.

Maar wat is een offerte? Het is een prijsopgave waarin het volgende gespecificeerd staat omschreven:

• voor welke prijs u producten gaat leveren of diensten gaat uitvoeren;
• welke voorwaarden hieraan verbonden zijn.

Er zijn drie soorten typen offertes te onderscheiden:

• dienstenofferte;
• productofferte;
• uitgebreide prijsopgave.

Kent u de uitdrukking 'aan het papier toevertrouwen’? Wat offertes betreft houdt dit in dat u duidelijk naar de klant en uzelf bent. Dit laatste is misschien nog wel belangrijker. Wees zakelijk.

In een offerte moeten in ieder geval de volgende basiselementen voorkomen:

• uw bedrijfsgegevens;
• adresgegevens van uw klant;
• datum van de offerte;
• geldigheidsduur van de offerte;
• een inleidende tekst;
• samenvatting van wat u wilt aanbieden;
• prijs;
• verwijzing naar uw algemene voorwaarden.

Dit is een beknopte versie van de basiselementen die in iedere offerte moeten voorkomen. Over het opstellen van offertes zijn op het internet veel boeken te vinden.

Offertes effectief nabellen begint met een goede voorbereiding

Veel mensen vinden het moeilijk om offertes na te bellen. Wanneer moet u dat doen en wat moet u dan zeggen? Door vooraf een aantal vragen te stellen, kunt u het uzelf een stuk makkelijker maken:

1. Als u de offerte gaat uitbrengen, maak dan gelijk een afspraak wanneer u de offerte gaat opvolgen.
   Bijvoorbeeld: ‘Zal ik u maandag om 10:00 uur terugbellen om de offerte door te nemen?’
2. Ga na wie de uiteindelijk de beslissing neemt.
   Bijvoorbeeld: ‘Meneer de Groot ik maak deze offerte voor u, maar bent u ook de beslisser?'
3. Worden er meer offertes aangevraagd?
   Bijvoorbeeld: ‘Meneer de Groot, het gaat hier om een groot bedrag. Worden er meer offertes aangevraagd?’
4. De inhoud
   Bijvoorbeeld: ‘Meneer de Groot, wat wilt u naast de prijs duidelijk omschreven hebben in de offerte?

Afhankelijk van de opdracht kunnen er nog meer zaken van belang zijn om vooraf door te nemen. Het voordeel van deze werkwijze is dat u het bij het nabellen van de offerte niet meer hoeft te hebben over:

• of de offerte duidelijk is;
• de offerte goed ontvangen is;
• wat uw prospect van de offerte vindt.

Hierdoor kunt u direct ter zake komen, bijvoorbeeld door het gesprek als volgt in te gaan:

‘Goedemorgen meneer de Groot. Vorige week donderdag hebben we elkaar gesproken. Ik heb een offerte opgesteld en naar u gemaild. Zijn er nog vragen? Ja…hoe moet ik dat aanpassen of Nee, wanneer kunnen we tot zaken komen.'

Dit is misschien wat kort door de bocht maar u heeft voordat u de offerte heeft gemaakt al veel informatie gedeeld.

Wat als de offerte niet doorgaat?

Helaas zijn er in de B2B markt vaak meer kapers op de kust. Het kan natuurlijk zijn dat uw prospect voor een ander kiest en dat de opdracht niet doorgaat. Reageer dan niet emotioneel en wordt niet boos. Het is een veel beter idee om te vragen waarom uw prospect niet voor uw offerte heeft gekozen. Alles blijft een leertraject. Hoe meer informatie u bij afwijzingen verzamelt, hoe effectiever u offertes in de toekomst kunt nabellen.

Blijft een klant of prospect continue offertes aanvragen, terwijl de conversie laag blijft? Pak dan ook de telefoon. Vraag waarom er weer een offerte aangevraagd is en hoe u sneller ter zake kunt komen. Leg vervolgens uit dat het maken van offertes ook geld kost.

Met deze tips kunt u offertes effectiever nabellen

Door vooraf om zo veel mogelijk informatie te vragen, dit alles zo goed mogelijk op papier te zetten en direct na het versturen een afspraak te maken, kunt u offertes dus effectiever nabellen. Ook voor offertes geldt namelijk: een goede voorbereiding is het halve werk. In plaats van nabellen, is een videoafspraak ook een goede manier om een offerte op te volgen. Het kan helpen om een beeld te hebben bij degene met wie u wilt gaan samenwerken. Bovendien is het met videobellen mogelijk om alvast een demonstratie te geven. Dit bespaart u een hoop reistijd ten opzichte van een salesafspraak. Wilt u meer informatie en tips over videobellen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend videokennismakingsgesprek!